Niniejsza blogonotka stanowi zapis moich wysiłków zmierzających do tego, by zrozumieć sposób działania Systemu Losowego Przydziału Spraw. Dziś pochylamy się nad atrybutem o nazwie KOSZT SPRAWY.
Okazuje się, że nawet niektórzy sędziowie nie do końca orientują się, według jakich zasad obliczany jest przeliczeniowy koszt spraw, które przydziela im System. Mam nadzieję, że niniejsza blogonotka rozwikła przynajmniej część zagadek.
Zastrzeżenie - wszystkie wymienione sądy i wydziały oraz sędziowie i referendarze trafili na łamy niniejszego tekstu całkowicie przypadkowo. Przykłady dobierałem patrząc na wykresy, nie nazwiska. Dla uproszczenia narracji wszystkich referendarzy określam mianem sędziów.
Koszt sprawy to nie jej rozmiar/pracochłonność
Koszt sprawy pojawia się na każdym protokole z udanego losowania:
Wbrew temu, co mogłaby sugerować nazwa tego atrybutu, nie ma on nic wspólnego z pracochłonnością sprawy. Bazowym kosztem każdej sprawy jest zawsze wartość jeden, zarówno dla banalnego postanowienia, jak i wielotomowej sprawy z setką świadków.
Koszt sprawy ma związek z sędzią. Wartość atrybutu może być umieszczona w raporcie dopiero, gdy losowanie zostanie dokonane - gdyby wylosowano innego sędziego, koszt sprawy najczęściej byłby inny.
Obowiązki sędziów funkcyjnych
W idealnym świecie każdy sędzia dostawałby tyle samo spraw i zamykał je w takim samym tempie, jak wszyscy inni. Świat jednak idealny nie jest. System Losowego Przydziału Spraw odzwierciedla rzeczywistość, w której niektórzy sędziowie mają obowiązki niezwiązane z orzekaniem.
Regulamin urzędowania sądów powszechnych definiuje „procentowy wskaźnik udziału w przydziale wpływających do wydziału spraw”, jego wartości zależą od pełnionej funkcji. Przykłady - przewodniczący niewielkiego wydziału ma dostawać co najmniej 50% normalnego przydziału zaś prezes sądu co najmniej 25% normalnego przydziału.
W jaki sposób wpływa to na losowanie spraw? Przestajemy liczyć je na sztuki, wprowadzamy przeliczeniowy koszt spraw i przeprowadzamy losowania tak, aby balansować sumaryczny koszt pośród grupy sędziów.
Zwykłemu sędziemu (100% udziału) każda przydzielona sprawa będzie zwiększać obciążenie o 1. Prezesowi sądu (25% udziału) każda przydzielona sprawa będzie zwiększać obciążenie o 4. Rzecznikowi Dyscyplinarnemu (10% udziału) - aż o 10.
Gdyby taka trójka sędziów spotkała się w jednym wydziale, sto wpływających spraw zostałoby rozdzielonych w proporcjach: 74 (zwykły sędzia) / 19 spraw (prezes) / 7 spraw (rzecznik).
Oczywiście gdy wszyscy mają zniżki, to nikt nie ma zniżek. Gdyby wydział składał się tylko z prezesa i wiceprezesa (obaj po 25% udziału), to setka spraw zostałaby rozdzielona w proporcjach 50 / 50. Wystarczy jednak dodatkowy zwykły sędzia, by dostał on 66 spraw a obaj sędziowie funkcyjni po 17.
Uwaga - ponieważ w losowaniach Systemu Losowego Przydziału Spraw pojawia się element losowości, w praktyce podział stu spraw nie zawsze przyjmie dokładnie takie proporcje. Samym losowaniem i ciekawostkami tam obserwowanymi zajmiemy się w jednym z kolejnych artykułów.
Wpływ nieobecności na koszt sprawy
Wiemy już, że nie wszyscy sędziowie otrzymują tyle samo spraw, ale na chwilę o tym zapomnijmy. Musimy bowiem rozważyć drugi z czynników wpływających na koszt sprawy, czyli nieobecności - w skład których wchodzą urlopy, choroby, delegacje i tym podobne zdarzenia.
Przyjmijmy uproszczony model sferycznych sędziów w próżni, tzn. taki, w którym każdy sędzia otrzymuje jedną nową sprawę w każdy dzień roboczy i codziennie zamyka sprawę przydzieloną rok wcześniej. Referaty mają stały rozmiar 252 spraw (do tej liczby jeszcze wrócimy).
Załóżmy teraz, że wybrany sędzia trafia na pół roku do szpitala. Gdyby nadal otrzymywał przydział nowych spraw, po wyjściu ze szpitala miałby ich w referacie 378. System Losowego Przydziału Spraw dba jednak o to, aby taki sędzia nie dostawał nowych spraw, więc po wyjściu ze szpitala nadal będzie miał 252 sprawy.
Widzimy, że przez kolejny rok sędzia będzie rozstrzygał sprawy mające 18 miesięcy (rok zwykłego oczekiwania przedłużony o pół roku nieobecności). Po roku przeszedłby do spraw, które przydzielono mu po hospitalizacji.
Okazuje się jednak, że System Losowego Przydziału Spraw wprowadza dodatkową ulgę dla sędziów wracających do pracy po przerwie. Regulamin urzędowania sądów powszechnych jest tu jednak nieprecyzyjny (par 60 ust 1): „Po okresie nieobecności, […], SLPS przydziela sprawy tak, aby w okresie roku od rozpoczęcia nieobecności liczba spraw przydzielonych poszczególnym referentom w każdej kategorii była proporcjonalna do liczby dni pracy poszczególnych referentów i ich wskaźników przydziału.”
Na czym dokładnie polega ulga?
O nieobecnościach w tzw. algorytmie SLPS
W dokumencie „Algorytm na podstawie dokumentacji analitycznej v.1.16.1” możemy przeczytać:
„Wartość współczynnika nieobecności obliczana jest zgodnie ze wzorem:
<Współczynnik nieobecności> = 252 / (252 - <liczba dni nieobecności sędziego, obliczona zgodnie z R3>.
Jeżeli liczba dni nieobecności sędziego jest równa lub większa od 189, jako wartość współczynnika nieobecności przyjmowane jest 4. Obliczona wartość współczynnika nieobecności zaokrąglana jest do 2. miejsc po przecinku.”
Wspomniana już wcześniej liczba 252 to przyjęta liczba dni roboczych w ciągu roku.
Wróćmy do naszego przykładu. Półroczna nieobecność sprawi, że - po powrocie sędziego - przez pół roku współczynnik nieobecności (a więc i wskaźnik przydziału) będzie równy 2. W ciągu drugiego półrocza zacznie spadać, by ostatecznie osiągnąć wartość 1 - zaś zmienna w mianowniku ułamka sprawia, że nie jest to spadek liniowy.
Dlaczego nieobecność jest premiowana zwiększeniem wskaźnika przydziału? Może po to, aby „zaległe losowania” nadrobić mniejszą liczbą spraw - skoro ich jednostkowy koszt rośnie? Zgaduję tylko, nie znam odpowiedzi.
Warto też spostrzec, jaki wpływ będzie miał na współczynnik nieobecności urlop, którego przedział wynosi od 20 dni (wymiar podstawowy) do 38 dni (w tym dodatkowe 12 dni dla sędziego z piętnastoletnim stażem). Wartość współczynnika nieobecności wyniesie wówczas od 1,09 (odpowiednik 91% udziału) w pierwszym przypadku do 1,18 (85% udziału) w drugim.
Jeśli sędzia z długim stażem weźmie dwa pełne urlopy blisko siebie (np. listopad / luty), jego współczynnik nieobecności rośnie do 1,43 (odpowiednik 70% udziału). Tu również jednakowe zniżki znoszą się efektywnie - dwaj sędziowie z dwoma jednakowymi urlopami w tym samym czasie nadal dostaną sprawy w proporcji 50:50.
Pięć dni przed długim urlopem
W par. 60 ust. 1 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych czytamy: „SLPS w losowaniu referentów nie uwzględnia osób nieobecnych w pracy nieprzerwanie co najmniej 4 dni robocze, począwszy od losowania poprzedzającego pierwszy dzień nieobecności […]”
Korespondujące z tym przepisem reguły odnajdujemy w dokumencie „Algorytm SLPS”: „sprawdzane jest, czy sędzia jest aktualnie (na moment rozpoczęcia sesji losowania) w trakcie nieobecności trwającej nieprzerwanie dłużej niż 3 dni robocze, z uwzględnieniem ostatniego dnia roboczego przed taką nieobecnością oraz z pominięciem ostatniego dnia nieobecności (tzw. długi urlop)”
W par. 60 ust. 3 czytamy z kolei: „Referent podlega wyłączeniu z przydziału w ciągu 5 dni roboczych poprzedzających nieobecność trwającą co najmniej 15 dni roboczych.”
I teraz ciekawostka - taka reguła nie pojawia się nigdzie w „Algorytmie SLPS” ani „Objaśnieniu treści raportu”. Czy ktoś zapomniał o tym przepisie podczas analizy i implementacji? Do tego tematu jeszcze kiedyś wrócę. Jeśli przepis został uwzględniony, to nie powinniśmy znaleźć w SLPS przerw w orzekaniu trwających od 16 do 19 kolejnych dni roboczych.
Mnożenie ułamków i tajemnica brakującego parametru P
Finalny koszt sprawy obliczymy poprzez pomnożenie ułamków określających
- wskaźnik udziału w przydziale
- współczynnik nieobecności
Przykład: prezes sądu (25% udziału, mnożnik x4) mający za sobą dwa pełne urlopy blisko siebie (mnożnik x1,43) wylosuje sprawę o koszcie 5,72.
Powyższy przykład jest zgodny z dokumentem „Wyjaśnienie treści pełnego raportu”, ale dokument „Algorytm losowania” kryje niespodziankę - odnajdujemy tam formułę:
„Parametr E” to wskaźnik udziału w przydziale wynikający z pełnionej funkcji, czym jednak jest „waga sprawy”? Pojawia się ona jeszcze tylko raz, jako „Parametr P”: „Jako wartość parametru P przyjmowana jest waga sprawy pobrana z danych sprawy [CourtCases.Weight]”
Zasięgnąłem opinii użytkowników Systemu Losowego Przydziału Spraw, jednak nie kojarzyli takiego parametru. Gdy byłem bliski publikacji niniejszego tekstu z hipotezą, że „waga sprawy” jest atrybutem nieużywanym lub porzuconym, wpadła mi w ręce Instrukcja użytkownika SLPS w wersji 1.7 dla roli Pracownika Sekretariatu.
Zamieszczona tam ilustracja dowodzi, że parametr taki istnieje i występuje w interfejsie użytkownika!
Jednocześnie instrukcja użytkownika wskazuje jednoznacznie, że waga powinna być zmieniana jedynie w związku z par. 58 Regulaminu Urzędowania Sądów, czyli:
„1. W wydziałach upadłościowych i restrukturyzacyjnych przydział spraw może nastąpić z uwzględnieniem zasady przydziału jednemu orzecznikowi spraw upadłościowych i restrukturyzacyjnych dotyczących tego samego dłużnika […]
2. W sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych […] przewodniczący wydziału może łączyć sprawy pozostające ze sobą w związku w grupy podlegające przydziałowi jednemu referentowi.
3. W przypadkach, o których stanowią ust. 1 i 2, przewodniczący wydziału określa, ilu sprawom jest równoważna dana grupa spraw.”
Nie jest to pierwszy przypadek, gdy opisy metod działania SLPS w różnych dokumentach różnią się od siebie. Dość powiedzieć, że nie buduje to zaufania do narzędzia, jakim jest System Losowego Przydziału Spraw.
Finalne obciążenie (wyliczone z kosztów spraw) wygląda u większości sędziów, jak na obrazku poniżej - zmiany są niewielkie i przebiegają płynnie. Po okresach nieobecności dostrzegamy oczekiwaną fluktuację atrybutu.
Rozwarstwienie wskaźnika przydziału
U niektórych sędziów zaobserwujemy kilka równoległych serii o różnych wartościach wskaźnika przydziału, np. takich jak tutaj:
Wytłumaczenie jest proste - wskaźnik udziału w przydziale wpływających do wydziału spraw może być definiowany osobno w dla każdego sędziego i dla każdego repertorium oraz kategorii sprawy. Spójrzmy na listę sędziów i przydziały czynności Sądu Okręgowego w Toruniu - tam zaś na dokument opisujący przydziały VIII Wydziału Cywilnego Odwoławczego
Oto fragment, który nas interesuje:
Włączmy teraz kolorowe podświetlenie dla wskazanych kategorii spraw z repertorium Ca - widzimy, że wszystkie mają obniżony udział w przydziale.
Na poniższym wykresie widzimy, jak powołanie na stanowisko wiceprezesa sądu z końcem lutego 2023 wpływa na wysokość wskaźnika przydziału - ustalonego na poziomie 50% dla wszystkich spraw.
Gdy jednak natrafimy na takie zygzaki, jak poniżej (oraz sędziego losującego jednocześnie sprawy z pięciu różnych wydziałów w czterech różnych miastach), to mamy pewność, że Monitor SLPS połączył kilka osób o takim samym imieniu i nazwisku w jedną personę o pomieszanych statystykach. Ta usterka - wynikająca z niedoskonałości źródła danych - zostanie naprawiona w przyszłości.
Zakończenie
Mam nadzieję, że w niniejszym artykule udało mi się zawrzeć jasny opis sposobu, w jaki wyznaczany jest koszt sprawy.
W jednym z kolejnych tekstów pochylimy się nad tematyką przydziału spraw, wyrównywania obciążeń i parametryzacji, jaką mają do dyspozycji Administratorzy Lokalni SLPS.
Masz pytania lub uwagi do niniejszego tekstu? Napisz!
Tomasz Zieliński
PS: Dziękuję osobom, które poświęciły czas na sprawdzenie, czy powyższy tekst nie zawiera ewidentnych głupot. Oczywiście pozostawione błędy i omyłki obciążają tylko mnie.